Un negocio necesita tener efectivo a la mano para cumplir con sus operaciones en el día a día. Los negocios exitosos no pasan noches en vela preocupándose por su flujo de efectivo porque lo manejan de forma proactiva. Es decir, tienen planeada la manera en la que el efectivo entrará y saldrá de su empresa. Si tienes bien planeado tu flujo, nunca llega a ser un problema.
Esta es la forma de hacerlo:
1. Empieza Haciendo Presupuestos
La mejor forma de empezar a manejar tu flujo es haciendo presupuestos. Si te parece que es difícil hacer un presupuesto, empieza con lo sabes (tus gastos, por ejemplo).
El primer paso es hacer una lista de todos los gastos mensuales que conoces. Es buena idea empezar por los costos fijos. Estos son los que tienes que pagar mes a mes sin importar que pase. La renta y la nómina de tus empleados son ejemplos de costos fijos.
Una vez que hayas enlistado los fijos, pasa a los costos variables. Los costos variables son los que cambian según tu nivel de producción, por ejemplo los materiales si es que manufacturas algo o el costo del inventario que compras en el caso de retail. Idealmente debes conocer los costos variables de cada uno de tus productos. Si conoces el porcentaje de utilidad bruta que obtienes de cada uno de tus productos (la ganancia que te queda después de restar los costos directos), puedes empezar a crear metas de ventas para llegar al punto de equilibrio.
Claro que el punto de equilibrio no es el objetivo de tu negocio pero es un punto ideal para empezar a calcular las metas de ventas que te darán utilidades.
Una vez que tienes esta información ordenada, analiza tus ventas históricas e intenta proyectar las ventas que tendrás en los siguientes 12 meses. Si vas a hacer algún esfuerzo de ventas o marketing puedes calcular un crecimiento sensato que vaya acorde a ese esfuerzo e.g. si tienes un equipo de ventas de 4 personas y contratas a una persona más, tal vez sea sensato proyectar un crecimiento del 10-15%. Matemáticamente es 25% pero hay que tomar en cuenta que la persona es nueva y no tiene la misma experiencia que las otras, que el mercado ya tiene un cierto nivel de saturación et cetera. Esto es parte el arte de los pronósticos; utilizar el sentido común y analizar todas la áreas.
Ahora ya tienes un plan que te dice, con ciertos estimados y suposiciones, cuanto va a ingresar tu empresa y cuánto le va a costar obtener estos ingresos. Felicidades, estas un paso más cerca del éxito.
2. Haz Proyecciones de tu Flujo de Efectivo
El presupuesto que acabas de hacer es un buen punto de partida para planear utilidades pero le hacen falta ciertos elementos que son necesario para predecir el flujo de efectivo como timing, gastos de capital y pago de impuestos.
Timing ó Sincronía
Empecemos por el timing o sincronía. Cuando haces presupuestos, tus costos y tus ventas se empatan en el mismo mes. Pero en el mundo real no necesariamente es así. La realidad es que puedes tener que pagar ciertos costos mucho antes de recibir el dinero de las ventas. Tus proyecciones de flujo deben tomar esto en cuenta. Si el cliente tiene tres meses de crédito, el ingreso del efectivo será hasta dentro de tres meses.
Gasto de Capital (Capex)
Otra cosa que el presupuesto no toma en cuenta son los gastos de capital, por ejemplo vehículos, maquinaria y equipo ó computadoras. Muchas veces vemos que empresas gastan en equipo en cuanto ven que tienen dinero y 6 meses después se dan cuenta que ese dinero lo debieron de haber ahorrado para pagar otras cosas. Los gastos de capital son necesarios para que una empresa siga adelante y debe irse haciendo una provisión a lo largo del tiempo cuando sean necesarios ó tener identificada la manera de financiarlos.
Obligaciones Fiscales
El pago de impuestos también debe ser considerado dentro del flujo. Antes de gastar el dinero se debe de tener bien planeado cuánto y cuándo tiene que pagarse al gobierno en IVA e ISR. Tal cual lo dice su nombre, está es una obligación. Si una empresa no planea el pago de sus impuestos, las cosas pueden salirse de control muy rápido. Si a la hora del pago de impuestos, no hay dinero, hacienda impone costosas multas que pueden quebrar un negocio rápidamente.
3. Planea tu Capital de trabajo
El capital de trabajo es lo que hace que la empresa camine en el día a día. Digamos que es como las ruedas de tu negocio. Si tus clientes no pagan inmediatamente y tú tienes que pagar tus costos de alguna manera tienes que conseguir fondos para cubrir ese hueco.
Tus proyecciones de flujo de efectivo te dicen que tanto capital de trabajo vas a necesitar. Puedes visualizar los puntos en el tiempo en el que tú cuenta de banco tiene sobrantes o faltantes de efectivo y puedes planear cómo cubrir los faltantes e invertir los sobrantes.
Puedes pedir prestado y demostrar que podrás pagarlo de regreso. Si no convences al banco de que te preste, puede que necesites inyectar de tu propio dinero a la empresa o tal vez buscar a un socio inversionista.
4. Analiza y Comprende Que Impacta el Flujo
Existen algunos factores clave que impactan el flujo de efectivo de tu empresa. Algunos son más fáciles de comprender que otros pero debes de tener un buen entendimiento de todos. Las ventas, días de cuentas por cobrar, días de cuentas por pagar, costo de materiales, sueldos, inventarios, inventario en proceso, intereses e impuestos tienen un impacto significativo en el flujo de tu empresa. Debes hacer un análisis profundo de cada uno de estos indicadores para poderlo manejar y mejorar.
5. Maneja tu Liquidez
Una vez que tengas un panorama claro de tu flujo de efectivo futuro y entiendes bien los factores que lo impactan, estás en un lugar ideal para manejar y mejorar la situación liquidez de tu empresa.
Si los días de cuentas por cobrar están subiendo necesitas encontrar porqué y la manera de que tus clientes paguen más rápido, tal vez dar una revisada a tus políticas de crédito o analizar opciones de financiamiento como el factoraje. Si los días de inventario están subiendo necesitas averiguar por qué y encontrar una manera de rotar más rápido para convertirlo en efectivo.
Puedes utilizar tu modelo para visualizar el futuro y decidir cuando comprar y pagar por cosas en vez de tomar decisiones a ciegas y tener que correr al banco a endeudarte a la tasa que sea cada vez que te ves ahogado en problemas de liquidez.
6. Planea tu Financiamiento
Si necesitas pedir prestado para cubrir tus periodos de escasez de efectivo puedes hacerlo de una forma planeada. Debes entender lo que los bancos buscan. Básicamente, lo que un banco quiere saber es que puedas pagarle de regreso el dinero que te presto. Entre mejor planeado lo tengas, esto es más fácil de comprobar.
El banco quiere ver qué tengas la situación de tu negocio bajo control y que tus proyecciones sean realistas. Si tus proyecciones son demasiado optimistas y no las justificas y las cumples, tu banquero perderá la confianza en ti y en tu negocio rápidamente y dejará de darte financiamiento.
7. Organiza tu Crecimiento
Es normal pensar que el crecimiento ayuda al flujo de efectivo de una empresa. Pero no siempre es así. Las ventas conllevan costos y si son ventas a crédito se debe prever el hueco en flujo que dejará este crédito. De alguna manera alguien debe financiarlo.
El crecimiento crea también la necesidad de más inventario, más materiales y más mano de obra. Si vas a crecer tu negocio es vital considerar la necesidad extra de capital de trabajo que se va a requerir y el cómo se va a financiar.
